» Examples of use #4: Time tracking
Posted by Kasper Tidemann on Wednesday 21st of October 2009 12:15:27 AM
The fourth installment of our Examples of use series is about time tracking in Meeho!™. The most important aspect of a business selling work hours – i.e. marketing bureaus or consultancies – is to make sure that all working hours are registered and invoiced. In the following, I will tell you how it actually works in Meeho!™.
1) Task types
In Meeho!™, we work with the term a task type, which could be “Development” at an hourly rate of $100, for instance. The task types can both be setup via the Time tracking tab in a project or via Configuration where global task types can be saved – that is, task types that your business often make use of. It looks like this:
Task types under Time tracking in a project. (Please note that the screenshot is in Danish.)
2) Time tracking
The time tracking itself is also done via the Time tracking tab in a project. Here, you use the add box to add time tracking entries, for instance 2 hours of the type “Development” with the description “2 hours of development work for the client”. It looks like this:
Here, you see the registered time tracking in a project. (Please note that the screenshot is in Danish.)
3) The status box at the bottom of Time tracking
At the bottom of Time tracking, a status box of the registered time tracking in the project is shown. It is here that you see the relation between the time tracking you’ve registered and invoiced plus the time tracking you’ve budgetted (a topic we get to in a minute). Have a look at the below image:
The status box at the bottom of Time tracking telling you just how much time has been registered. (Please note that the screenshot is in Danish.)
But why does Meeho!™ show the total amount of money that our time tracking comprises with a red color?
The explanation goes: whenever you register time tracking in your project, you do so because you have spent your time doing something. But at the time of registration, you probably haven’t invoiced your work yet, which is why you – in reality – is registering an expense on your part, because you have spent your time on something that has yet to be paid. Until it is paid, the registered time tracking entry is an expense. That is why the registered time tracking amount in your currency is shown by a red color.
4) Invoiced time tracking
Luckily, invoiced time tracking comes to the rescue. If you look at the screenshot displaying the three time tracking entries, you’ll notice a button to the right defining whether or not the given time tracking entry has been invoiced. If you press the button to the right of an entry, magic happens. Have a look at this screenshot:
This way, you’re able to continuously define which entries you’ve invoiced and quickly get an overview of the work you’re yet to invoice and get paid for. Easy and simple.
5) Time budget
Finally, the option of doing time budgets is up for a walkthrough. With Time budget, you can do estimates on how much time you plan on spending on a project – obviously, this is perfect material to show the client you’re working with. You can then compare the budget you’ve made with the actual time tracking registrations and decide whether or not the quote you have presented to the client was too poorly estimated when all hours have been tracked and you get the complete overview.
The complete image of time tracking could look as follows:
A complete image of time tracking in a project. (Please note that the screenshot is in Danish.)
2
Kasper Tidemann says:
Jeg vil komme med et eksempel på ovenstående:
Lad os antage at vi har en opgavetype, som har en intern pris på 100 kr. og en ekstern pris på 200 kr. Den koster os 100 kr. i timen, men vi kan fakturere den for 200 kr. i timen.
Hvis man nu i måned 0 har brugt 10 timer på et projekt indenfor den opgavetype, så vil man have registreret 10 * 100 kr. i udgifter og 10 * 200 kr. i indtægter = 1.000 kr. i overskud. Så ville systemet vise grønne tal og glad fortælle at man har tjent 1.000 kr. på projektet - fedt nok!
Nu kommer vi til måned 1, og her opstår der et problem:
Den kunde, man har lavet projektet for, er bosiddende i Tyskland, og der er brugt 4 timer af de 10 på at rådgive kunden telefonisk i forbindelse med projektet. Og nu er telefonregningen for måned 0 kommet ind ad døren - den lyder på 1.000 kr. oven i hatten for udlandstelefoni!
Selvom man stadig har tjent 1.000 kr. i det rene forhold mellem intern lønomkostning og eksternt faktureringsgrundlag, så har man altså reelt set ikke tjent en krone, fordi telefonregningen på 1.000 kr. pludselig er blevet en del af billedet. Og det er dét, der er hele min pointe.
I øvrigt må jeg indskyde, at der faktisk ér mulighed for at indtaste ekstra omkostninger i forbindelse med et projekt. Det kan fx være vareomkostninger eller udgifter til telefonsamtaler, som man har behov for at indtaste. De kan indtastes under fanebladet Økonomi, hvor tidsforbruget også indgår - og hér kan knuden slås og det samlede billede blive retvisende.
1
Kasper Tidemann says:
Wednesday 21st of October 2009 at 01:22:44 AM
Jeg vil godt knytte en kommentar til ovenstående indlæg, som læseren er meget velkommen til at kommentere - det er nemlig oplagt at være uenig med mig her:
Vi har valgt at se bort fra den fortjeneste, man måtte have ved sit tidsforbrug. Hvis man fx har en intern timeløn på 150 kr. og kan fakturere hver time for 400 kr., så vil det IKKE være retvisende at sige at man så tjener 250 kr. pr. time, fordi alle de udgifter, der udgør det samlede økonomiske billede af virksomheden, ikke er med i perspektivet.
Problemet er at det er en meget omstændig opgave at få et komplet og retvisende billede af dét, man rent faktisk tjener på at arbejde med et projekt. Når man arbejder i sin virksomhed, og fx bruger 8 timer på et projekt en mandag, så har man ikke blot udgifter til 8 timers lønninger, men også til pension, forsikringer, telefon, husleje, strøm, parkering, frokostordning - alt dét, der gør at virksomheden kan fungere.
Når man derfor ikke kan undgå at kigge i sit regnskab for at se et retvisende billede af de samlede udgifter og indtægter, man har i sin virksomhed, ja, så er der foreløbigt ingen grund til at have dét perspektiv med i Meeho!™ - for Meeho!™ er jo ikke noget regnskabsprogram.
Vi vil hellere fokusere på det område, hvor vores brugere får allerstørst økonomisk gavn her og nu: nemlig ved at man nøje sørger for at registrere al sin tid, og hurtigt kan få et overblik over 1) det fakturerede tidsforbrug og dermed også 2) det tidsforbrug, som man endnu ikke har modtaget betaling for. Med andre ord: svarene på "hvad har jeg omsat for?" og "hvad har jeg til gode?".